17 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

 июня 2019 года эксперты Ассоциации «Объединение АХП» завершили диагностику административно-хозяйственных процессов в одной из ключевых организаций РФ.

Руководство проектом осуществляли: Кириллов Максим Владимирович и Тимошина Мария Юрьевна. Сопровождение проекта на объекте осуществляла Зубкова Юлия Дмитриевна. 

Цели проекта:

  1. 1. Проведение диагностики документации и процессов, входящих в зону ответственности Хозяйственного отдела административно-финансового департамента с целью выявления рисков и слабых мест, которые затрудняют сопровождение организации при стремительном и устойчивом ее росте.
  2. 2. Выдача рекомендаций для создания эффективно функционирующего Хозяйственного отдела, способного обеспечить сопровождение устойчивого роста организации.

Перечень работ:

На основании указанных в ТЗ функций Хозяйственного отдела Заказчика, были проведены следующие мероприятия:

  1. 1. Диагностика документации. Изучение политик и процедур, действующих в организации и относящихся к хозяйственному отделу, ее организационной структуры, а также бизнес- процессов хозяйственного отдела, должностных инструкций сотрудников, системы мотивации сотрудников ХО.

Срок: 7 рабочих дней.

Вовлеченность персонала организации: уполномоченные сотрудники организации.

Результат: На основании проведенной диагностики выдаем рекомендации по разработке недостающей документации, ее актуализации или внесению изменений.

  1. 2. Выявление рисков. Формирование рекомендаций по их снижению.

Срок: 7 рабочих дней

Результат: На основании проведенной диагностики выдаем справку с обнаруженными рисками и выдаем рекомендации по их минимизации.

  1. 3. Мероприятия, направленные на повышение эффективности работы Хозяйственного отдела.

Срок: 12 рабочих дней

Результат: На основании детального анализа хозяйственных процессов выдача рекомендаций по расчету количества сотрудников в Департаменте, а также рекомендаций по реорганизации выявленных неэффективных процессов, предложения по внедрению инновационных эффективных процессов. Составление диагностической карты.

3.1. Ежедневные обходы и контроль исправного состояния мест общего пользования.  

    • Составление диагностических карт, чеклистов для технического персонала. 
    • Разработка системы оценки и мотивации персонала. 

3.2. Ведение договоров и счетов по текущей хозяйственной деятельности Хозяйственного отдела.  

    • Оценка существующей системы закупок.
    • Оценка существующих регламентов согласования договоров и закупочных процедур. 

3.3. Мелкий ремонт и перемещение мебели по заявкам.  

    • Оценка эффективности существующего Service Desk. 
    • Оценка регламентных сроков по каждой категории инцидентов. 
    • Разработка системы оценки и мотивации персонала. 

3.4. Организация рабочих мест сотрудников.  

    • Оценка существующих стандартов по организации рабочих мест. 
    • Предложения по эффективному использованию офисных площадей. 

3.5. Взаимодействие с управляющей компанией и оформление материальных пропусков. 

    • Определение порядка взаимодействия с управляющей компанией. 

3.6. Погрузочно-разгрузочные работы, прием и выдача материальных ценностей со склада. 

    • Что является основанием для покупки и выдачи ТМЦ?
    • Ведение корректного учета, своевременное отражение движения материалов. 

3.7. Ежедневное снабжение офиса (чай, кофе, сахар, молоко, канцелярия и т.п.).  

    • Оценка организации мест питания для сотрудников: столовых, кофепоинтов.
    • Подготовка предложений по оптимизации оборудования, а также инновационных решений на рынке в части организации дополнительных точек питания. 
    • Оценка существующих лимитов по обеспечения канцелярских и хозяйственных товаров, разработка предложений. 

3.8. Подготовка инфо-центра к проведению различных мероприятий. 

    • Систематизация бронирования помещений, аудиторий для проведения мероприятий. 
    • Мониторинг эффективности текущего сопровождения и подготовки мероприятий, силами секретаря, кофе-леди. 
  1. 4. Предлагаемые дополнительные работы: 
    • Организация зон для неформального общения сотрудников Заказчика.
    • Организация мероприятий и активностей на офисной площадке для усиления вовлеченности сотрудников.

 

Общая продолжительность работ: 30 рабочих дней

Эксперты ассоциации «Объединение административно-хозяйственных профессионалов» не только проводят аудит АХД, выявляют риски и помогают выстраивать процессы, но и помогают выбрать и внедрить оптимальные практики по оптимизации.

 Отзывы о выполненных работах: 

Для заказа услуг по диагностике и консалтингу просим обращаться к президенту Ассоциации Багманян Олесе Валерьевне по электронной почте ahp@proffadmin.ru или по телефону 8-916-872-17-03

Представители Ассоциации применят к проектам инновационные принципы работы, которые заключаются в том, что эксперты интегрируют международный опыт по построению бизнес-процессов в управлении хозяйственной деятельностью организации и успешный опыт ведущих российских коммерческих компаний.